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代理店管理システムおすすめ5選!特徴や選び方を解説

PRM

「うちもそろそろ代理店管理ツールの導入を検討したい」

「そもそも代理店管理ツールが必要かどうかがわからない」

「うちに合った代理店管理ツールがどれなのか検討してみたい」

業務委託している代理店の数が増えてきたら、いよいよ代理店管理ツールの導入を検討する時期ともいえます。

代理店ビジネスの効率を高め、さらにビジネス拡大をはかっていくには管理システムの導入は有効な手段です。

他社との差別化をはかる意味でもぜひ前向きに検討していただきたいものですが、それにしてもどのような代理店管理ツールを導入するのかについては、慎重に検討する必要があるでしょう。

ここでは代理店管理ツール導入のメリットについてお伝えするとともに、システム選びのポイントについても解説していきます。

代表的な管理システムの特徴などもあわせてお伝えしていきますので、導入を検討しているのであればご参考にしてください。

代理店管理ツールとは

文字通り、代理店の活動状況や案件の進捗状況を管理するためのシステムが代理店管理ツールです。
しかし、そもそも代理店管理ツール自体がまだ市場に浸透しておらず、導入を検討したくても何から手をつければいいのかすら分からない、という方も多いのではないでしょうか。

代理店管理ツールでは、代理店ごとの契約状況や営業活動、営業担当者の基本情報を把握することができるほか、販促資料などの共有や情報発信、売上の分析をすることもできます。
当然ながら、システムによって実現できる内容は違うため、自社の代理店ビジネスにはどのような機能が必要なのかを検討しながら導入をはかることが大切になってきます。

自社にマッチしたシステムを導入するためには、代理店管理ツールを導入することで何を実現したいと考えているのか、その目的を軸にしたときに目的達成のために必要な機能は何かをしっかりと検討するようにしましょう。

代理店管理ツール導入のメリット

代理店を効率的に管理していく難しさから代理店管理ツールが生まれ、またその市場は拡大していっていますが、システム導入のメリットとしてはどのようなものがあるでしょうか。
これらについて順にご説明していきます。

代理店を適切に育成し、提案できる状態にできる

代理店管理ツールを導入する最大のメリットは、代理店の育成と提案力の向上です。

従来の代理店育成は、定期的な研修や勉強会を通じて行われていましたが、これでは全ての代理店に対して一貫した教育を提供するのは難しく、時間やコストもかかります。

代理店管理ツールを導入することで、各代理店の進捗状況や学習の履歴を一元管理でき、必要に応じて個別のトレーニングを提供することが可能になります。
これにより、各代理店は自分のペースで学習を進めることができ、知識の定着度も向上します。

さらに、代理店管理ツールは、提案資料のテンプレートや成功事例の共有を容易にします。
これにより、代理店は迅速かつ効果的に提案書を作成し、クライアントに対して説得力のあるプレゼンテーションが可能になります。

また、過去の提案や契約履歴をデータベース化することで、どのような提案が成功しやすいのかを分析し、最適な提案方法を見つけ出すことも可能です。
システムを活用することで、代理店の教育と提案力の向上が図られ、結果として売上や顧客満足度の向上に繋がります。

これが、代理店管理ツール導入の大きなメリットと言えるでしょう。

代理店管理工数の削減

代理店管理ツールを導入することにより、代理店管理にかかる工数を大幅に削減できます。

従来の代理店管理は、エクセルや紙ベースの報告書、電話やメールでのやり取りに依存しており、多大な時間と労力を要しました。

代理店管理ツールを導入することで、これらのプロセスを一元化・自動化することが可能となり、管理業務の効率化が実現します。

まず、代理店のパフォーマンスデータや売上実績をリアルタイムで集約・分析できるため、各代理店の状況を瞬時に把握することができます。
これにより、エクセルでの手動入力や複数の資料を突き合わせる作業が不要となり、データの整合性も保たれます。
さらに、システム内でのコミュニケーション機能を活用することで、メールのやり取りや電話連絡の頻度が減り、迅速な情報共有が可能となります。

また、代理店への指示やフィードバックもシステム上で一括して行えるため、効率的な業務指示が可能です。
タスクの進捗状況や完了状況を可視化することで、管理者は各代理店の活動を容易に追跡し、適切なタイミングでサポートを提供できます。
これにより、無駄なフォローアップや再確認作業が減少し、全体の業務効率が向上します。
結果として、代理店管理ツールの導入は、管理工数の削減に大きく貢献し、管理者の時間をより戦略的な業務に集中させることができるのです。

これが、代理店管理ツール導入の大きなメリットの一つです。

稼働率を把握し、適切なケアができる

代理店の数を増やしたくて、多くのパートナー企業と契約してみたはいいものの、どのパートナー企業がどれくらいの稼働率をキープしているのか把握できないということが起きていませんか?
また稼働率の高いパートナー企業の中でも、特に優秀な担当者が誰でどのくらい稼働率に貢献しているのかがよくわからない、という状況に陥っていないでしょうか。

このような場合に代理店管理ツールが導入されていないと、「かといってどうすればいいのか分からない(どのような解決手段があるのかみえてこない)」「とりあえず各企業の代表者と話してみるが、数値化されたデータが存在しないため具体性に欠ける」「成果の根拠や戦略が不明瞭なので将来的な数字の見通しがたたない」などということになりかねません。

代理店管理ツールはこの課題を解決します。
パートナー企業の稼働率を個人レベルで分析・把握し、稼働率の低い企業と担当者に対して適切なアプローチをすることで稼働率を高め、全体の稼働率を底上げすることができるのです。

クレーム処理の状況を把握し、対応を明確化できる

今度はクレームが発生した時の事例をお話しします。
あるパートナー企業経由でクレーム発生の連絡があったとしましょう。
このときにパートナー企業と顧客とで主張に食い違いがあったとしても、何が真実なのかをベンダー企業が把握することは至難です。

そもそも代理店も代理店内の担当者も社外リソースであるため、誰が何をどのように販売したのかについて正確に把握することができません。
営業内容や折衝記録などで事実確認することができなければ、課題解決もあいまいになってしまいます。

代理店管理ツールを導入すると、誰がいつどのように顧客対応したかを管理することができるため、いち早く正しい情報を取得し、それをもとにクレーム処理の状況を把握することができます。
クレームの早期対応・早期解決はもちろんのこと、対策をパートナー企業と情報共有することで再発防止と人材育成を実現することができるようになるのです。

顧客の解約リスクに対して先手の対応ができる

いったんはパートナー事業がうまくいき、パートナー企業が軌道に乗り、成約件数が増加したとしても、その成功体験とその根拠が分析・把握されていないと、成功事例に再現性を持たせることができません。
個人単位での営業力強化に対してアプローチができていない場合、担当者でできることがただの御用聞き営業になってしまい、結果として質の低い成約が増えてしまいます。

社外リソースのみえる化と人材育成なくしては顧客の解約リスクを解消することができません。
代理店管理ツールは、個人単位での営業成果や育成状況を把握することで、パートナー企業のなかでも育成不十分な担当者が誰かを明確にします。
結果として、個人単位での営業力強化にアプローチし、適切なフォローを実現することで解約リスクに対して先手の対応ができるようになるのです。

代理店管理ツールを選ぶ時のポイント

代理店管理ツールを選ぶ時にはまず「何を解決するためにシステムを導入するのか」「導入することで実現したいことは何か」について十分に検討する必要があります。
この課題が明確になったのであれば、どのシステムを導入するのかを決めていくことができます。

代理店管理ツールは市場自体が拡大傾向にあり、提供されているシステムは日々増加している環境にあります。
そのなかで自社にぴったりなシステムを選ぶためのポイントについてご説明します。

個人単位でのパートナー管理ができるか

代理店であるパートナー企業の稼働率を管理するには、その稼働率を決める要因となっている、個人単位での稼働率を管理していく必要があります。
個人単位での稼働率や成約率を可視化することで、誰が稼働しているのか、また誰が受注を伸ばしているのかを管理することができるようになります。

一方、稼働率が低い人材に対して、適切な学習システムを提供したりするなどのフォローアップ体制を整えることができます。
個人単位でのパートナー管理ができるかどうかは、代理店管理ツールにおける最も重要なポイントとなります。

商談状況をタイムリーに把握できるか

個人単位のパートナー管理をする目的は稼働率アップですが、それは同時に成約率のアップという意味でもあります。
成約件数が多い人材がどのような商談をしているのかをタイムリーに把握することができれば、今ある商談がいつ頃に成約になるかの予測をたてることができます。
同時に、ある一定の期間内にどのくらいの受注を見込むことができるのかも予測することができます。

一方、商談があまりうまくいっていない場合には、有用な資料提供といった、何らかのバックアップ体制を提供することもできます。
また、成約件数が伸び悩んでいる人材の商談状況を把握・分析することで、その担当の弱点を洗い出すこともできます。

商談状況をタイムリーに把握できればパートナー企業の稼働率を高め、代理店を含めた大きな組織としての力を高めることができます。

企業間コミュニケーションツールとして充実しているか

代理店ビジネスにおいては、パートナーとなる企業との良好なコミュニケーションが重要になります。
代理店管理ツール内にその機能がないと、コミュニケーションツールとして別のシステムを導入しなければならなくなります。

代理店管理ツールの中にコミュニケーションツールとしての機能を備えたものを選びましょう。
パートナー企業とのやりとりはひとつのシステムで統一化しておいたほうが、わずらわしさはなくなります。

透明性の高いコミュニケーションを実現させるためにも、代理店管理ツールが企業間コミュニケーションツールとして充実した機能を搭載しているか、チェックしておきましょう。

タイムリーな資料供給、情報発信ができるか

代理店ビジネスを成功させるためには、自社のみでなくパートナー企業の成功もまた実現されなければいけません。
ベンダー企業として、パートナー企業それぞれの稼働率や成約率などにあまり大きな差異がない状態をつくりあげたいものです。

パートナー企業の成約率を上げるために、効果的な資料を供給したり、有用な情報を発信し、すべてのパートナー企業とその情報を共有していくことは、ベンダー企業としての大切な役割です。
この役割が果たせるだけの機能を搭載した代理店管理ツールを導入していく必要があります。

教育システムとして充実がはかれるか

パートナー企業を企業内の個人単位でマネジメントし、個人の能力の底上げをはかるためには人材教育が必須となります。
導入検討するのであれば、教育システムとしての機能が充実している代理店管理ツールを選ぶようにしてください。

代理店ビジネスでは、パートナー企業とその人員をあたかも自社の人間であるかのように扱っていく必要があります。
稼働率が低かったり、商談進捗に課題を抱えているように見受けられる人材がいる場合、代理店管理ツールによる教育が実現できることが望ましいでしょう。

最終的には人材教育がパートナー企業の稼働率や成約率アップにつながっていく可能性があります。
代理店管理ツールが教育システムとして機能するかどうかは重要なポイントといえるでしょう。

CRMツールとの連携ができるか

代理店管理ツールを選ぶ際の重要なポイントの一つは、CRMツールとの連携が可能かどうかです。

CRM(顧客関係管理)ツールは、顧客情報の一元管理や営業活動の追跡、顧客とのコミュニケーション履歴の記録などを行うために不可欠なツールです。
これらの機能を最大限に活用するためには、代理店管理ツールとのシームレスな連携が求められます。

まず、CRMツールとの連携ができる代理店管理ツールを導入することで、顧客情報の一貫性が保たれます。
代理店が取得した顧客データが自動的にCRMツールに同期されるため、重複入力の手間が省け、データの正確性が向上します。また、顧客の購買履歴や問い合わせ履歴などの情報が統合されることで、より深い顧客理解が可能となり、パーソナライズされたサービスの提供が実現します。

さらに、営業活動の効率化も図れます。
代理店がCRMツールを通じて顧客とのやり取りを記録し、それらの情報が代理店管理ツールと連携されることで、代理店の活動状況をリアルタイムで把握することができます。
これにより、適切なタイミングでのフォローアップやサポートが可能となり、営業プロセス全体の効率が向上します。

また、CRMツールとの連携により、データ分析の精度も向上します。
顧客データと代理店のパフォーマンスデータを統合することで、より詳細な分析が可能となり、戦略的な意思決定に役立てることができます。
例えば、どの代理店がどの顧客層に強いか、どのような施策が効果的かなど、具体的なインサイトを得ることができます。

以上のように、CRMツールとの連携ができる代理店管理ツールを選ぶことは、顧客関係の強化と営業活動の効率化に大いに寄与します。

これが、代理店管理ツールを選ぶ際に考慮すべき重要なポイントです。

国内外各社が提供している代理店管理ツールの特徴

それでは具体的にどのような会社がどのような代理店管理ツールを提供しているかについて簡単に解説していきます。
今回、国内よりむしろ海外のほうがPRM市場が拡大かつ充実していることをふまえ、海外の代表的な代理店管理ツールを比較しながら進めていきます。

システム名個人単位でのパートナー管理商談内容をタイムリーに把握企業間コミュニケーションツールとしてタイムリーな情報発信・情報共有教育システムとしての機能
Partner Prop企業単位というより個人単位での管理把握を得意とするベンダーとパートナー間で共通顧客基盤を利用することで実現パートナー企業ごとにチャットチャンネルの生成が可能ベンダーとパートナーとで共通ストレージにて資料共有e-ラーニング、webテスト生成機能つき
Sales Cloud PRM個人単位で必要な資料を提供し、稼働率を上げるセールスアナリティクスとAIの連携で商談の成約確率を可視化し、優先度を見極めるSalesforce モバイルアプリや、多種のモバイルブラウザを使ってコミュニティにアクセス可能パートナーコミュニティ機能で代理店を1カ所で集約管理し情報提供を実施カスタマイズ可能なバッジをプロファイル上に表示し、最も活動的なメンバーを評価
Trackier詳細なデータレポートが簡単に提供可能
すべてのタッチポイントの記録を提供するマルチタッチアトリビューション機能搭載
クラウドベースのソフトウエアで99.9%の稼働時間を確保し全な信頼性を実現
長時間使用にも耐えうる
包括的なマーケティングデータを使用して、クライアントのモバイルマーケティング目標の達成を支援すべてのマーケティングツールを一括統合
メディアソースと広告ネットワークを接続して、包括的な支援を可能に
分析レポートとダッシュボードでデータ解析
カスタムパラメータを設定して、パートナーの成長を分析
Kifloパートナープログラムをシームレスに強化拡張。パートナー ベースの成長に合わせ品質を確保主要なマーケティング資産をパートナーに提供、モニタリングを通じてパフォーマンスを継続的に最適化カスタマイズされたパートナー ポータルを通じて、独占的で関連性の高いコンテンツにアクセス可能製品のアップデートや主要なニュースを共有して、随時プログラムを更新するコミッションの支払基準を伝達、パートナーのタイプおよび階層ごとにカスタマイズされた報酬モデルを定義
Oracle Netsuiteパートナーを中心とした販売およびマーケティング プロセスのすべての要素をコントロールするリアルタイムの情報フローを可能にし、お客様とパートナー間のコラボレーションを促進パートナー間でマーケティングメッセージを電子メールで伝達。リンクを通じてシステム内の情報に直接アクセス可能パートナー組織に関連情報へのアクセスを提供し、顧客への販売とカスタマー サービスを強化サブスクリプションベースのトレーニングを提供し、すべての NetSuite ユーザーが簡単かつコスト効率よく継続的な学習に参加できる

Partner Prop(日本)

PartnerPropは、パートナー企業の育成と動機付けを通じて稼働率を高めるSaaS型PRMです。
特徴的なのは、パートナー企業を企業単位でみるだけではなく、個人単位の成果にアプローチするためのシステムとなっているところです。

各担当者の閲覧状況を把握する閲覧ログや、理解度を確認するWebテスト機能が搭載されており、個人単位でのパートナー育成を実施することができます。
また、パートナー企業内のハイパフォーマーとローパフォーマーを特定し、彼らの育成を促進することでパートナービジネスを成功に導きます。

パートナー企業の情報は、契約内容や請求内容、商談進捗状況、顧客情報や訪問履歴までもがデータベース化されます。
また、チャット機能が充実しており、PartnerProp上でベンダーとパートナー間のチャットを個人単位で生成可能です。

営業資料、キャンペーン資料といったファイルをパートナー企業、個人単位で情報共有、情報発信することができます。
閲覧ログが確認できるため、資料を確認していないユーザーに対して直接フォローも行えます。

Sales Cloud PRM(アメリカ)

SalesforceはAI機能を的確に活用しながら効率的なパートナービジネスに繋げていけるツールです。
PRMツールというよりSFA(営業支援ツール)として導入されている事例も多いのではないでしょうか。

パートナービジネス担当者向けの機能も搭載されており、AIが顧客のフェーズに合わせて適切な資料をパートナーに提供することで、個人単位での稼働率向上を促します。
パートナーにとってタイムリーな資料を送ることは長期的に良好な関係を築くためにとても重要です。
システム導入前と導入後で比較しても、より効率的な営業支援を行ってくれるツールといえるでしょう。

Trackier(インド)

資料や情報を一括して管理、分析し、ベンダーの顧客層に近いパートナー企業を見つけたり、競合他社で活躍しているパートナー企業の分析をすることができるツールです。
パートナー企業と契約してから稼働率を把握したり、育成に力を入れるというよりは、最初から自社にマッチしたパートナー企業を探してアプローチすることを得意としています。

ツールを活用しながら、ともに成長できるパートナー企業を分析し、関係性を構築できるのであれば、かなり効率的にパートナービジネスを行えるのではないでしょうか。

Kiflo(フランス)

中小企業向けのPRMツールであるKifloは、パートナー企業に対してポータルを提供することで顧客情報や販促資料の共有などを容易にし、業務効率化に繋げていくツールです。
集約された情報によりパートナープログラムへの投資対効果を自動計算してくれる機能も搭載されています。
これにより、パートナービジネスのさらなる効率化と売上増加を期待することができそうです。

パートナープログラム設計後の運用に対して、投資対効果を測定してくれる機能があれば、ベンダーとしてどの部分にアプローチすればいいのかを把握できるようになります。
投資の価値がある部分に投資しながら無駄を省いていくやり方はまさに中小企業にマッチしたツールであるといえます。

Oracle Netsuite(中国)

ベンダーとパートナー間で顧客情報を相互追跡でき、獲得コストとコンバージョン率を測定しながら、共同でマーケティング戦略を立案することを可能にするツールです。
パートナーに顧客獲得までのプロセスを一元管理してもらえることが安定的に売上を伸ばすポイントとなります。

この支援を行うことでパートナーに顧客情報を可視化して、戦略を立てて売上を伸ばすことを意識してもらえるようになれば、パートナー企業はベンダーの支援なしで成果を出せるようになります。
ともに走りながらスキルや情報を伝え、パートナーの自立支援を促すことができるツールといえます。

代理店管理ツールならPartnerPropがおすすめです!

この記事では代理店管理ツールについて、国内だけではなく海外の代理店管理ツールの特徴もふまえて解説しました。

それぞれのシステムにメリットがありますので、その特徴と目的を照らし合わせたうえでシステム選びをする必要があることがご理解いただけたのではないでしょうか。

このようなシステム市場において、

  • パートナー企業を個人単位で管理することができる
  • パートナー企業の商談や成果を管理することができる
  • 稼働率をふまえてパートナー企業の育成をはかることができる

という3点を軸にしたシステムであれば、パートナー管理と育成の両方にアプローチしながら、パートナービジネスを成功に導くことができるでしょう。
そして、この3点すべてを網羅しているシステムとして、代理店管理ツールはPartnerPropをおすすめします。

PartnerPropであれば、みえにくい社外リソースの管理と適切な評価を行いつつ、課題設定と次の一手を検討しながら業務改善に取り組むことができます。
まずはお気軽にお問い合わせください。

貴社のビジネス成功のための効率的なアプローチ方法を一緒に検討していきましょう。

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